【ハイキネ】ボクテキ アーカイブス -HyperKinesis-Thiking-

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集計こそが効率化の第一歩!業務時間を見える化しよう!プライベートもね!

みなさんこんにちは!

ハイキネオーナーの門松タカシです!

 

どの仕事にどのくらいの時間を使っているのか、定量的なデータを取っている人ってどのくらいいるでしょうか?

 

「そんな細かいところまでチェックできませんよ!」「というかそれを集計する時間に時間がかかるわ!」と、どこからともなく聞こえてきそうですが、業務効率化を図るうえで、時間の集計は必須の作業です。

 

「なんとなく忙しい」はやがて来る忙殺の兆候

人間の認識や記憶というものはあいまいなもので「あぁ・・・最近なんだか忙しい」という感覚はあれど、具体的に何に時間を多く割いているのかまで明確に分かりません。

 

そのまま放っておけば、細かい無駄や無理、ムラが積み重なり、仕事に忙殺されてしまいます。クリエイティブな活動をするためにも、余力のあるタスク管理が望ましいですね。

 

カイゼンの基本は定量的な状況把握

ということで、業務効率化を図るには現状把握であるタスクの時間集計が必要です。

 

方法はいろいろあると思いますが、Excelが使える環境であれば、マクロでタイムスタンプを作り、集計してしまうのが一番ラクだと思います。

 

集計そのものは自動化することができるのでそこまでの負担はありませんが、分類がちょっと難しいかもしれません。

 

仕事の内容を大項目、中項目、小項目、詳細内容くらいにまでブレイクダウンして分類できれば、集計したあとの分析がかなりラクチン!

 

そこにしっかりと時間をかけて作っておけば、あとは入力して集計するだけ。こういった業務はイニシャルコストはしっかりとかけておくべきですね!

 

集計して分析するといろんなことが浮き彫りに

実際にボクも最近業務時間を集計し分析してみたのですが、部下含めチーム全体のリソース配分と、個人別のリソース配分が浮き彫りになりました。

 

新しいプロジェクトを回そうとするときに、どの業務を止めればその時間が捻出できるのかもわかります!

 

よくお金はリソースとして捉えられる機会が多いのですが、目に見えない時間についてはリソースとして見れていないケースがあります。

この業務時間集計は、まさに時間の収支を付けているのと一緒なんですね!(イイコト言った!)

 

どこに無駄があるのか、時間の使い方はチームでも平準化されているのか、いろんな視点で分析することができますので、業務改善を図りたい方はまず時間を測りましょう!

 

ちなみに、この時間集計はプライベートでも意義のあるもので、自分が時間という資産を何にどのくらいかけているのか分かります。

 

プライベートの時間こそ集計して見直そう!

普段から休日はダラけてしまうという方ほどオススメですが、「わぁ・・・・なんという無駄遣い」と驚愕することになるかもしれません。

 

プライベートの時間集計をするのであれば、このアプリが今のところ使い勝手が良いですね。

 

play.google.com

 

集計した結果を円グラフ化してくれるので、全体に占める割合が一目瞭然になります。

ちなみにちゃんと日本語対応しているので大丈夫ですよ(検証したのはAndroid版だけですが)

 

お金だけではなく、時間という資産についてもきちんと投資をして、将来の自分や周りの人たちに還元していきましょう!

 

ノブレスオブリージュ今日もみなさまが世界の救世主たらんことを

/ハイキネオーナー 門松タカシ