【ハイキネ】ボクテキ アーカイブス -HyperKinesis-Thiking-

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社内政治には巻き込まれない!敵を作らないメールの作り方!

みなさんこんにちは!

ハイキネオーナーの門松タカシです!

 

サラリーマンの方は、社内の人間関係に少なからず悩みを抱えていらっしゃるのではないでしょうか。

特に社内政治が絡むと厄介この上なし。同じ仲間なのに敵味方の派閥が出来上がって不毛な闘争を繰り返す・・・なんて事態に陥っている会社は多いと思います。

 

そんな派閥争いに巻き込まれてしまうと、こちらも仕事以外のことに労力を割かなければならなくなり、リソースの無駄遣いになってしまいます。

 

社内政治に巻き込まれる要素はいろいろあるのですが、そんななかでも今回はメールの作り方についてご説明します!

 

まず最も注意すべき点は相手の裁量権を侵害しないことです。

裁量権とは意思決定の権利のことですが、これにどれだけ干渉するのかによってメールの文体を調整しなければなりません。

 

仕事だけではなく、人間は自分に裁量権があると思えると幸福度が増します

逆に裁量権がない環境では幸福度が落ち、パフォーマンスが低下することが研究で分かっています。

 

定年退職した人が自宅で粗大ごみ扱いされ、居場所がなくなって鬱状態になる、なんて話を聞きますが、あれも自宅で裁量権がないために起こる現象です。

裁量権はいわば内発的動機づけとも言えますね。

 

話を戻すと、この裁量権はできるだけ奪わないように注意するのが、敵を作らないメールの作り方になります。

 

具体的な方法をご説明します。

1.断定は禁物

2.極論は使わない

3.過大装飾は厳禁

こんな感じですね。

こうしてみるとアドラー心理学に出てくる適切なコミュニケーションの取り方に通じていますねー

 

まず断定についてですが、これは結構やりがちです。

「〇〇でした」「〇〇なので」「〇〇ですよね」「〇〇だと」

 

これらは事実が明確な時に使う断定の口調です。この口調が使える唯一のタイミングは、双方が同じ事実を認識した時です。

 

「同じ事実」というのがポイントで、物事には多面性がありますので、自分が見ている側面と相手が見ている側面が必ずしも一致するとは限らないんですね。

わぁーめんどくさ・・・

 

続いて極論です。

これはよく大げさな表現を使う人が使いがちなテクニックですが、基本的に極論は普段のコミュニケーションでもあまり使うべきではありません。

 

なぜなら、極論は現実的に使い道のない考え方だからです。

 

人生において極論しか選択できないケースは非常にレアで、ほとんどの選択で複数選択しがあります。なければ作るという方法すら用意されていますので、極論はナンセンスですね。

 

3つ目の過大な装飾ですが、これは頻繁に見かけます。

ボクが相手の真意をはかる指標にしているのもこの過大な装飾です。

 

「一切」「当然」「やはり」「もちろん」「まったく」

などなど付随する表現をより強固にするための修飾の語句のことを指しています。

 

この語句の特徴ですが、抜いても文章が成立するところにあります。つまりなくてもいい表現なんですね。

これらの語句が頻繁に出るというのは、相手や自分が感情を乗せてしまっているということになります。

 

さて、文体については説明しましたが、もう1つ大事なポイントがあります。

それは「言いたいことは明日言え」の考え方です。

 

何かの記事で読んだ時に「確かに」と思ったフレーズなんですが、メールを作っていると自然とその時の自分の感情が乗ってしまいます

仮にそれがその情報と関係していなくも乗ってしまうことがあるので、プライベートが不調だと文体がきつくなることがあります。

 

そんな感情の波に影響されずに文章作る方法が、「言いたいことは明日言え」です。

これはまさに臥薪嘗胆の逆バージョンですね。人間の忘却力を逆手に取ったうまい方法だといえます。

 

まぁ明日までとは言いませんが、午前中に書いたメールで且つ、相手の裁量権に干渉しそうなメールは、午後まで寝かせておくのが無難です。ボクはその方法で敵を作らないように気を使っています。

 

あと、そういうメールはできるだけ認知機能が高い午前中に作成すべきです。

 

起床後12時間経過すると飲酒しているのと同じ認知機能になる、という研究結果がある通り、人間の意志力は午前よりも午後の方が圧倒的に低下しています。

 

なので、午後の時間で作ったメールに理性が働いているかというと・・・ちょっと怪しいですよね。がばいばあちゃんも「大変なことも朝に話せば暗くならずに済む」的なことを言っていたような気がします。

 

メールのやり取りはできるだけ午前中に終わらせたいものですね。

 

他にもいろいろテクニックはあるのですが、総括すると「午前中に相手の裁量権に気を使いながらメールを作成し、午後まで寝かせてから送信する」ということですね。

みなさんもぜひ試してみてください!

 

ノブレスオブリージュ みなさまが本日も世界の救世主たらんことを

/ハイキネオーナー 門松